Λογιστής για Φαρμακεία

Εξειδικευμένη Λογιστική, Φορολογική & Οικονομική Υποστήριξη Φαρμακείων

Το φαρμακείο είναι μία επιχείρηση με ιδιαίτερα χαρακτηριστικά.

Δεν αρκεί η απλή καταχώρηση αγορών και πωλήσεων. Ο φαρμακοποιός διαχειρίζεται καθημερινά μεγάλο αριθμό κωδικών προϊόντων, διαφορετικούς συντελεστές ΦΠΑ, συνταγές και απαιτήσεις από ασφαλιστικούς φορείς, σημαντικό απόθεμα, προϊόντα με ημερομηνία λήξης, προσωπικό και αυξημένες ανάγκες κεφαλαίου κίνησης.

Παράλληλα, ένα σύγχρονο φαρμακείο μπορεί να διαθέτει:

• συνταγογραφούμενα φάρμακα,
• μη συνταγογραφούμενα φάρμακα,
• παραφαρμακευτικά προϊόντα,
• καλλυντικά,
• συμπληρώματα,
• ιατροτεχνολογικά προϊόντα,
• βρεφικά προϊόντα,
• ηλεκτρονικό κατάστημα,
• και σημαντικό αριθμό συναλλαγών με διαφορετική οικονομική απόδοση.

Για αυτό η πραγματική ερώτηση δεν είναι μόνο:

«Πόσο τζίρο έκανε το φαρμακείο;»

αλλά:

«Από ποια προϊόντα και δραστηριότητες δημιουργείται πραγματικά το κέρδος του φαρμακείου;»

Το Λογιστικό Γραφείο Καραπετρίδης Σωκράτης & Συνεργάτες – ΦΟΡΟΣΥΜΒΟΥΛΟΙ παρέχει λογιστική, φορολογική και οικονομική υποστήριξη φαρμακείων, με στόχο όχι μόνο τη φορολογική συμμόρφωση αλλά και την ουσιαστική οικονομική εικόνα της επιχείρησης.

ΦΠΑ στα Φαρμακεία – Δεν Έχουν Όλα τα Προϊόντα τον Ίδιο Συντελεστή

Ένα από τα βασικότερα σημεία στη λογιστική παρακολούθηση ενός φαρμακείου είναι η σωστή εφαρμογή του ΦΠΑ.

Δεν ισχύει ότι:

«Ό,τι πωλείται από φαρμακείο έχει 6% ΦΠΑ.»

Ο συντελεστής εξαρτάται από την κατηγορία και τη φορολογική κατάταξη του συγκεκριμένου προϊόντος.

Σύμφωνα με την ισχύουσα ενημέρωση της ΑΑΔΕ, στον υπερμειωμένο συντελεστή 6% υπάγονται, μεταξύ άλλων, συγκεκριμένα φάρμακα για την ιατρική του ανθρώπου και άλλα ρητά προβλεπόμενα προϊόντα.

Το γεγονός όμως ότι ένα προϊόν πωλείται μέσα από φαρμακείο δεν το μετατρέπει αυτομάτως σε προϊόν ΦΠΑ 6%.

Για αυτό απαιτείται σωστή παραμετροποίηση:

Κωδικός προϊόντος → κατηγορία → σωστός ΦΠΑ → ταμειακό/ERP → myDATA.

Φάρμακα, Παραφαρμακευτικά και Καλλυντικά

Ένα σύγχρονο φαρμακείο μπορεί να έχει χιλιάδες διαφορετικούς κωδικούς.

Η φορολογική αντιμετώπιση πρέπει να γίνεται με βάση το ίδιο το προϊόν και όχι γενικά με βάση τη δραστηριότητα «φαρμακείο».

Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται όταν στο ίδιο κατάστημα συνυπάρχουν:

Φάρμακα → παραφαρμακευτικά → καλλυντικά → συμπληρώματα → ιατροτεχνολογικά → λοιπά προϊόντα.

Ένα λάθος στην παραμετροποίηση ενός κωδικού μπορεί να επαναλαμβάνεται σε εκατοντάδες ή χιλιάδες πωλήσεις.

ΕΟΠΥΥ & Απαιτήσεις Φαρμακείου

Η οικονομική λειτουργία ενός συμβεβλημένου φαρμακείου δεν περιορίζεται στις λιανικές εισπράξεις.

Υπάρχουν και απαιτήσεις που συνδέονται με την εκτέλεση συνταγών και τις διαδικασίες ελέγχου και πληρωμής από τον ΕΟΠΥΥ.

Για αυτό πρέπει να υπάρχει δυνατότητα συμφωνίας:

Εκτελεσμένες συνταγές

→ υποβολή

→ έλεγχος

→ αναγνωριζόμενο ποσό

→ τυχόν διαφορές/κρατήσεις

→ πληρωμή

→ τραπεζικός λογαριασμός

→ λογιστική.

Η απαίτηση που εμφανίζεται στα βιβλία πρέπει τελικά να μπορεί να συμφωνηθεί με το ποσό που πραγματικά εισπράχθηκε.

Γιατί Είναι Σημαντική η Συμφωνία ΕΟΠΥΥ;

Ας υποθέσουμε ότι στα λογιστικά δεδομένα εμφανίζεται απαίτηση:

40.000 €

και στον τραπεζικό λογαριασμό κατατίθεται διαφορετικό ποσό.

Η διαφορά δεν πρέπει απλώς να «κλείσει».

Πρέπει να γνωρίζουμε:

ποια απαίτηση εξοφλείται → ποια περίοδο αφορά → ποιες κρατήσεις ή διαφορές έχουν προκύψει → ποιο είναι το πραγματικό υπόλοιπο του ΕΟΠΥΥ.

Η σωστή συμφωνία των απαιτήσεων είναι απαραίτητη για να γνωρίζει ο επιχειρηματίας τι πραγματικά του οφείλεται.

Απογραφή Φαρμακείου

Η απογραφή είναι ένα από τα σημαντικότερα οικονομικά μεγέθη ενός φαρμακείου.

Δεν είναι απλώς μία φορολογική διαδικασία στο τέλος της χρήσης.

Επηρεάζει άμεσα:

• το κόστος πωληθέντων,
• το μικτό κέρδος,
• το φορολογικό αποτέλεσμα,
• τη ρευστότητα,
• και την πραγματική εικόνα της επιχείρησης.

Η βασική σχέση είναι:

Αρχικό Απόθεμα + Αγορές – Τελικό Απόθεμα = Κόστος Πωληθέντων

Επομένως ένα λάθος στην απογραφή μπορεί να επηρεάσει και το εμφανιζόμενο αποτέλεσμα της χρήσης.

Πόσα Χρήματα Έχετε Δεσμευμένα στα Ράφια;

Αυτό είναι ένα ερώτημα που θεωρούμε σημαντικότερο από το απλό:

«Πόσο είναι η απογραφή;»

Παράδειγμα:

Συνολικό απόθεμα φαρμακείου:

200.000 €

Από αυτό:

• 100.000 € προϊόντα υψηλής κυκλοφορίας
• 50.000 € προϊόντα μέσης κυκλοφορίας
• 30.000 € προϊόντα χαμηλής κυκλοφορίας
• 20.000 € σχεδόν αδρανές stock

Η λογιστική αξία μπορεί να είναι 200.000 €.

Η οικονομική ποιότητα όμως του αποθέματος δεν είναι ίδια.

Απόθεμα ≠ Ρευστότητα

Όσο περισσότερα χρήματα παραμένουν δεσμευμένα σε προϊόντα που κινούνται αργά, τόσο μεγαλύτερη είναι η ανάγκη χρηματοδότησης της επιχείρησης.

Stock Turnover – Πόσο Γρήγορα Ανακυκλώνεται η Αποθήκη;

Δεν αρκεί να γνωρίζουμε πόσο stock διαθέτει το φαρμακείο.

Πρέπει να γνωρίζουμε και πόσο γρήγορα το μετατρέπει σε πωλήσεις.

Ένα προϊόν που παραμένει μεγάλο χρονικό διάστημα στο ράφι:

• δεσμεύει κεφάλαιο,
• καταλαμβάνει χώρο,
• αυξάνει τον κίνδυνο απαξίωσης,
• μπορεί να πλησιάσει την ημερομηνία λήξης,
• και μειώνει την αποτελεσματικότητα του κεφαλαίου κίνησης.

Για αυτό μία οργανωμένη οικονομική παρακολούθηση μπορεί να διαχωρίζει:

Fast Moving → Normal Moving → Slow Moving → Dead Stock.

Ληγμένα και Ακατάλληλα Προϊόντα

Τα ληγμένα ή ακατάλληλα προς πώληση προϊόντα δεν είναι απλώς ένα λειτουργικό πρόβλημα.

Είναι και οικονομική απώλεια.

Η επιχείρηση έχει ήδη χρησιμοποιήσει χρήματα για να αγοράσει ένα προϊόν που τελικά δεν θα δημιουργήσει την αναμενόμενη πώληση.

Για αυτό πρέπει να υπάρχει οργανωμένη διαδικασία:

Εντοπισμός → απομόνωση → προβλεπόμενη διαδικασία επιστροφής/καταστροφής → κατάλληλη τεκμηρίωση → λογιστική αντιμετώπιση.

Η τεκμηρίωση είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν ζητείται φορολογική αναγνώριση της σχετικής ζημίας.

Μικτό Κέρδος Φαρμακείου

Ο τζίρος από μόνος του δεν μας λέει αν το φαρμακείο είναι πραγματικά κερδοφόρο.

Παράδειγμα:

Ετήσιες πωλήσεις:

1.000.000 €

Κόστος πωληθέντων:

800.000 €

Μικτό κέρδος:

200.000 €

Μικτό περιθώριο:

20%

Από αυτά τα 200.000 € πρέπει στη συνέχεια να καλυφθούν:

• μισθοδοσία,
• εργοδοτικές εισφορές,
• ενοίκιο,
• ενέργεια,
• software,
• τραπεζικά έξοδα,
• τόκοι,
• μεταφορικά,
• λειτουργικά έξοδα,
• αποσβέσεις,
• και λοιπές δαπάνες.

Άρα:

Τζίρος 1.000.000 € δεν σημαίνει κέρδος 1.000.000 €.

Κερδοφορία ανά Κατηγορία Προϊόντων

Εδώ μπορεί να βρίσκεται ένα από τα σημαντικότερα εργαλεία οικονομικής διοίκησης ενός φαρμακείου.

Δεν αρκεί να γνωρίζουμε τον συνολικό τζίρο.

Θέλουμε να μπορούμε να αναλύσουμε:

Φάρμακα

→ Παραφαρμακευτικά

→ Καλλυντικά

→ Συμπληρώματα

→ Ιατροτεχνολογικά

→ Λοιπές κατηγορίες.

Και για κάθε κατηγορία:

Πωλήσεις → Κόστος → Μικτό Κέρδος → Μικτό Περιθώριο.

Έτσι μπορούμε να απαντήσουμε:

«Ποια κατηγορία προϊόντων δημιουργεί πραγματικά το κέρδος του φαρμακείου;»

Υψηλό Περιθώριο ή Υψηλή Ταχύτητα Πώλησης;

Δεν είναι πάντα καλύτερο το προϊόν με το υψηλότερο ποσοστό μικτού κέρδους.

Παράδειγμα:

Προϊόν Α

Περιθώριο: 40%

Πωλείται: 2 φορές τον χρόνο

Προϊόν Β

Περιθώριο: 20%

Πωλείται: 20 φορές τον χρόνο

Το δεύτερο μπορεί να δημιουργεί πολύ καλύτερη απόδοση του κεφαλαίου που έχει δεσμευτεί στο stock.

Για αυτό πρέπει να εξετάζονται μαζί:

Margin + Stock Turnover

και όχι μόνο ένα από τα δύο.

Αγορές και Προμηθευτές

Σημαντικό μέρος της κερδοφορίας ενός φαρμακείου καθορίζεται ήδη κατά την αγορά.

Πρέπει να παρακολουθούνται:

• τιμές αγοράς,
• πιστωτικές ημέρες,
• εκπτώσεις,
• πιστωτικά,
• εμπορικές συμφωνίες,
• χρόνος πληρωμής,
• ποσότητα stock που δημιουργείται.

Μία μεγάλη έκπτωση αγοράς δεν είναι πάντα οικονομικά συμφέρουσα εάν για να αποκτηθεί πρέπει να αγοραστεί υπερβολική ποσότητα προϊόντος που θα παραμείνει στο ράφι για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Πιστωτικά Τιμολόγια & Εκπτώσεις Προμηθευτών

Τα πιστωτικά τιμολόγια πρέπει να συσχετίζονται σωστά με:

• τον προμηθευτή,
• την περίοδο,
• την κατηγορία προϊόντων,
• το κόστος αγορών,
• και όπου είναι εφικτό την πραγματική εμπορική συμφωνία.

Διαφορετικά μπορεί να έχουμε λογιστικά σωστό συνολικό αποτέλεσμα αλλά ανεπαρκή εικόνα της πραγματικής κερδοφορίας ανά κατηγορία.

Cash Flow Φαρμακείου

Ένα φαρμακείο μπορεί να είναι κερδοφόρο και ταυτόχρονα να αντιμετωπίζει πρόβλημα ρευστότητας.

Παράδειγμα:

Κέρδος: 100.000 €

Απόθεμα: 250.000 €

Απαιτήσεις: 100.000 €

Διαθέσιμα: 30.000 €

Το πρόβλημα δεν φαίνεται μόνο από την κατάσταση αποτελεσμάτων.

Φαίνεται στο:

Cash Flow

Τα χρήματα μπορεί να είναι δεσμευμένα σε:

Απόθεμα + Απαιτήσεις + Προπληρωμές + ΦΠΑ + Επενδύσεις.

Κεφάλαιο Κίνησης

Το φαρμακείο χρειάζεται επαρκές κεφάλαιο για να χρηματοδοτεί το διάστημα μεταξύ:

Αγοράς προϊόντος → πώλησης → είσπραξης.

Όσο αυξάνεται:

• το stock,
• ο χρόνος είσπραξης απαιτήσεων,
• ο χρόνος παραμονής προϊόντων στο ράφι,

τόσο αυξάνονται οι ανάγκες κεφαλαίου κίνησης.

Αντίθετα, καλύτερη διαχείριση αποθέματος και προμηθευτών μπορεί να απελευθερώσει σημαντική ρευστότητα.

E-shop Φαρμακείου

Ένα φαρμακείο που διαθέτει και ηλεκτρονικό κατάστημα χρειάζεται ξεχωριστή οικονομική παρακολούθηση του online καναλιού.

Δεν αρκεί να βλέπουμε τον συνολικό τζίρο του e-shop.

Πρέπει να υπολογίζουμε:

Online πωλήσεις

– κόστος προϊόντων

– Google/Meta Ads

– courier

– συσκευασία

– payment fees

– επιστροφές

= πραγματικό contribution margin.

Ένα e-shop φαρμακείου μπορεί να αυξάνει σημαντικά τον τζίρο αλλά να έχει πολύ μικρότερο περιθώριο από το φυσικό κατάστημα.

Φυσικό Κατάστημα ή E-shop – Ποιο Είναι Πιο Κερδοφόρο;

Δεν αρκεί να συγκρίνουμε:

Τζίρος καταστήματος vs τζίρος e-shop.

Πρέπει να συγκρίνουμε:

Μικτό κέρδος

→ advertising

→ logistics

→ courier

→ προσωπικό

→ επιστροφές

→ payment fees

→ πραγματικό λειτουργικό αποτέλεσμα.

Έτσι μπορεί να διαπιστωθεί ποιο κανάλι δημιουργεί πραγματικά αξία.

myDATA για Φαρμακεία

Ο μεγάλος αριθμός καθημερινών συναλλαγών καθιστά ιδιαίτερα σημαντική τη σωστή διασύνδεση των συστημάτων.

Η ιδανική ροή είναι:

ERP Φαρμακείου → Παραστατικό → myDATA → Λογιστική.

Παράλληλα πρέπει να συμφωνούνται:

Z / λιανικές πωλήσεις → POS → Τράπεζες → myDATA → λογιστικά δεδομένα.

Η αυτοματοποίηση μειώνει τον κίνδυνο διαφορών και επιτρέπει ταχύτερο έλεγχο.

Υποχρεωτική Ηλεκτρονική Τιμολόγηση

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει περάσει πλέον σε υποχρεωτικό πλαίσιο.

Για τις λοιπές επιχειρήσεις της δεύτερης περιόδου η υποχρεωτική εφαρμογή αρχίζει από 1 Οκτωβρίου 2026, με δυνατότητα σταδιακής συμμόρφωσης έως 31 Δεκεμβρίου 2026 υπό τις σχετικές προϋποθέσεις.

Το φαρμακείο πρέπει επομένως να εξετάσει εγκαίρως τη συμβατότητα του εμπορικού/φαρμακευτικού λογισμικού του με τον τρόπο ηλεκτρονικής έκδοσης και διαβίβασης που θα χρησιμοποιήσει.

Ψηφιακά Παραστατικά Διακίνησης

Η ψηφιακή παρακολούθηση διακίνησης αποθεμάτων αφορά πλέον ένα ευρύ φάσμα επιχειρήσεων.

Για το φαρμακείο χρειάζεται να εξετάζεται ο πραγματικός λόγος κάθε διακίνησης:

Παραλαβή → μεταφορά → επιστροφή → αποστολή → άλλη κίνηση αποθέματος

και αν στη συγκεκριμένη περίπτωση υπάρχει υποχρέωση έκδοσης ψηφιακού παραστατικού ή εφαρμόζεται κάποια από τις προβλεπόμενες εξαιρέσεις.

Μισθοδοσία Φαρμακείου

Το προσωπικό αποτελεί σημαντικό λειτουργικό κόστος.

Η οικονομική παρακολούθηση δεν πρέπει να σταματά στο:

«Η μισθοδοσία είναι 15.000 € τον μήνα.»

Πρέπει να γνωρίζουμε:

Μισθοί + εργοδοτικές εισφορές + άδειες + επιδόματα + υπερωρίες + λοιπό εργοδοτικό κόστος = πραγματικό κόστος προσωπικού.

Και στη συνέχεια:

Πόσο τζίρο και μικτό κέρδος πρέπει να δημιουργεί το φαρμακείο ώστε να καλύπτει αυτό το κόστος;

Break-even Φαρμακείου

Το break-even απαντά σε μία πολύ πρακτική ερώτηση:

«Πόσο πρέπει να πουλάει το φαρμακείο για να καλύπτει όλα τα έξοδά του;»

Αν, για παράδειγμα:

Σταθερά λειτουργικά έξοδα: 20.000 € / μήνα

και το πραγματικό μέσο μικτό περιθώριο είναι:

25%

τότε απαιτούνται, σε απλουστευμένη βάση:

80.000 € πωλήσεις τον μήνα

για να καλυφθούν τα συγκεκριμένα σταθερά έξοδα.

Από εκεί και πάνω αρχίζει να δημιουργείται λειτουργικό κέρδος, με την επιφύλαξη των υπόλοιπων μεταβλητών δαπανών.

Ατομικό Φαρμακείο ή Εταιρεία;

Η επιλογή νομικής μορφής δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στον τζίρο.

Πρέπει να εξεταστούν:

• καθαρά κέρδη,
• φορολογία φυσικού προσώπου,
• φορολογία εταιρείας,
• ασφαλιστικές υποχρεώσεις,
• διανομή κερδών,
• επιχειρηματικό ρίσκο,
• επενδυτικά σχέδια,
• διαδοχή,
• και οι ειδικοί κανόνες που διέπουν την ιδιοκτησία και λειτουργία φαρμακείου.

Δεν πρέπει επομένως να γίνεται μία γενική σύσταση τύπου:

«Έχεις μεγάλο τζίρο, κάνε ΙΚΕ.»

Χρειάζεται εξατομικευμένη φορολογική, οικονομική και νομική εξέταση.

Επένδυση ή Ανακαίνιση Φαρμακείου

Μία ανακαίνιση, επέκταση ή σημαντική αγορά εξοπλισμού πρέπει να εξετάζεται ως επένδυση.

Παράδειγμα:

Κόστος επένδυσης:

100.000 €

Η σωστή ερώτηση δεν είναι μόνο:

«Εκπίπτει φορολογικά;»

Αλλά και:

«Πόσο επιπλέον μικτό κέρδος πρέπει να δημιουργήσει το φαρμακείο ώστε να αποσβεστεί οικονομικά η επένδυση;»

Εδώ η λογιστική μετατρέπεται σε εργαλείο επιχειρηματικής απόφασης.

CFO Support για Φαρμακεία

Για ένα φαρμακείο με σημαντικό κύκλο εργασιών μπορούμε να δημιουργήσουμε μηνιαίο οικονομικό dashboard με:

Τζίρο

Μικτό Περιθώριο

Κερδοφορία ανά κατηγορία

Απόθεμα

Stock Turnover

Slow-moving stock

Απαιτήσεις

Υποχρεώσεις

Μισθοδοσία

Break-even

Budget.

Έτσι ο επιχειρηματίας δεν περιμένει το τέλος της χρονιάς για να μάθει αν είχε κέρδος.

Μπορεί να γνωρίζει κάθε μήνα:

«Πού βρίσκεται οικονομικά το φαρμακείο και τι πρέπει να αλλάξει;»

Οι Υπηρεσίες μας για Φαρμακεία

Το Λογιστικό Γραφείο Καραπετρίδης Σωκράτης & Συνεργάτες – ΦΟΡΟΣΥΜΒΟΥΛΟΙ μπορεί να υποστηρίξει ένα φαρμακείο σε:

• Λογιστική και φορολογική παρακολούθηση
• ΦΠΑ και παραμετροποίηση κατηγοριών
• myDATA
• Ηλεκτρονική τιμολόγηση
• Ψηφιακά παραστατικά διακίνησης
• Συμφωνία POS και τραπεζών
• Παρακολούθηση απαιτήσεων
• ΕΟΠΥΥ
• Απογραφή
• Κόστος πωληθέντων
• Ανάλυση αποθέματος
• Μισθοδοσία
• Φορολογικό σχεδιασμό
• Business Plan
• ΕΣΠΑ και χρηματοδοτικά προγράμματα
• Cash-flow planning
• Ανάλυση κερδοφορίας
• CFO Support.

Συχνές Ερωτήσεις