Η καθημερινότητα μιας μικρής επιχείρησης είναι απαιτητική. Πωλήσεις, προμηθευτές, εργαζόμενοι, εισπράξεις και πληρωμές αφήνουν συχνά τη φορολογική οργάνωση σε δεύτερη μοίρα.
Ένα μικρό λάθος, όμως, μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, απώλεια φορολογικών δαπανών ή προβλήματα σε έναν μελλοντικό έλεγχο. Ας δούμε πέντε από τα συνηθέστερα λάθη που συναντάμε στις μικρές επιχειρήσεις.
1. Ανάμειξη προσωπικών και επαγγελματικών εξόδων
Πολλοί επαγγελματίες χρησιμοποιούν τον ίδιο τραπεζικό λογαριασμό ή την ίδια κάρτα για προσωπικές και επαγγελματικές συναλλαγές.
Αυτό δυσκολεύει την παρακολούθηση της επιχείρησης και μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα όταν πρέπει να αποδειχθεί ότι μια δαπάνη πραγματοποιήθηκε πραγματικά για επαγγελματικό σκοπό.
Για να αναγνωριστεί φορολογικά μια δαπάνη, δεν αρκεί απλώς να υπάρχει ένα τιμολόγιο. Πρέπει να συνδέεται με τη δραστηριότητα της επιχείρησης, να έχει καταχωριστεί σωστά και να διαθέτει τα απαραίτητα δικαιολογητικά.
Τι πρέπει να κάνετε
- Χρησιμοποιείτε ξεχωριστό επαγγελματικό λογαριασμό.
- Πραγματοποιείτε τις επαγγελματικές πληρωμές με μέσα που μπορούν να αποδειχθούν.
- Αποστέλλετε έγκαιρα όλα τα παραστατικά στον λογιστή σας.
- Αποφεύγετε να καταχωρίζετε προσωπικές αγορές ως επαγγελματικές δαπάνες.
2. Καθυστερημένη ή λανθασμένη έκδοση παραστατικών
Η έκδοση ενός τιμολογίου με λάθος στοιχεία, λανθασμένο ΦΠΑ ή ακατάλληλο είδος παραστατικού μπορεί να δημιουργήσει αποκλίσεις στα λογιστικά βιβλία και στο myDATA.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται σε περιπτώσεις όπως:
- πωλήσεις σε πελάτες του εξωτερικού,
- ενδοκοινοτικές συναλλαγές,
- παροχή υπηρεσιών σε επιχειρήσεις άλλων χωρών,
- ηλεκτρονικές πωλήσεις,
- απαλλαγές από τον ΦΠΑ,
- ακυρώσεις και πιστωτικά τιμολόγια.
Η διόρθωση ενός λάθους είναι συνήθως πιο δύσκολη όταν γίνεται αρκετό διάστημα μετά την έκδοση του παραστατικού.
Η σωστή πρακτική: Πριν πραγματοποιηθεί μια ασυνήθιστη συναλλαγή, ενημερώστε τον λογιστή σας. Ο φορολογικός χειρισμός πρέπει να καθορίζεται πριν από την έκδοση του τιμολογίου και όχι μετά.
3. Ελλιπής έλεγχος των δεδομένων στο myDATA
Η διαβίβαση ενός παραστατικού στο myDATA δεν σημαίνει απαραίτητα ότι αυτό έχει καταχωριστεί και χαρακτηριστεί σωστά.
Μπορεί να υπάρχουν:
- παραστατικά προμηθευτών που αφορούν προσωπικές αγορές,
- διπλές εγγραφές,
- λάθος χαρακτηρισμοί εσόδων ή εξόδων,
- παραστατικά που δεν έχουν διαβιβαστεί,
- διαφορές μεταξύ εμπορικού προγράμματος, λογιστικών βιβλίων και myDATA.
Οι αποκλίσεις αυτές μπορούν να επηρεάσουν τις δηλώσεις ΦΠΑ, το φορολογικό αποτέλεσμα και την εικόνα της επιχείρησης απέναντι στη φορολογική διοίκηση.
Γι’ αυτό απαιτείται τακτική συμφωνία των βιβλίων με το myDATA και όχι ένας βιαστικός έλεγχος λίγο πριν από την υποβολή των δηλώσεων.
4. Παράβλεψη φορολογικών και ασφαλιστικών προθεσμιών
Οι υποχρεώσεις μιας επιχείρησης δεν περιορίζονται στη δήλωση εισοδήματος. Ανάλογα με τη δραστηριότητά της, μπορεί να υπάρχουν δηλώσεις ΦΠΑ, παρακρατούμενων φόρων, μισθοδοσίας, ασφαλιστικών εισφορών και άλλων τελών.
Η καθυστέρηση μπορεί να προκαλέσει:
- πρόστιμα και προσαυξήσεις,
- απώλεια ρυθμίσεων,
- δημιουργία ληξιπρόθεσμων οφειλών,
- προβλήματα στην έκδοση φορολογικής ή ασφαλιστικής ενημερότητας.
Επιπλέον, η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει εγκαίρως πόσο φόρο ή ΦΠΑ θα κληθεί να πληρώσει. Η ενημέρωση την τελευταία ημέρα δημιουργεί πρόβλημα ρευστότητας, ακόμη και όταν η δήλωση έχει υπολογιστεί σωστά.
Η λύση: Καθιερώστε μηνιαία ενημέρωση για τις υποχρεώσεις και τις επερχόμενες πληρωμές της επιχείρησης.
5. Λήψη αποφάσεων χωρίς φορολογικό σχεδιασμό
Αγορά εξοπλισμού, πρόσληψη εργαζομένου, αλλαγή εταιρικής μορφής, χρηματοδότηση ή διανομή κερδών δεν είναι μόνο επιχειρηματικές αποφάσεις. Έχουν και φορολογικές συνέπειες.
Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί:
- να πραγματοποιήσει μια επένδυση χωρίς να αξιοποιήσει διαθέσιμο πρόγραμμα επιδότησης,
- να επιλέξει ακατάλληλη εταιρική μορφή,
- να μην υπολογίσει το συνολικό κόστος μιας πρόσληψης,
- να διανείμει κέρδη χωρίς προηγούμενο σχεδιασμό,
- να εμφανίζει κέρδη αλλά να μην έχει την απαραίτητη ρευστότητα για την πληρωμή των φόρων.
Ο λογιστής δεν πρέπει να ενημερώνεται μόνο αφού ληφθεί η απόφαση. Όταν συμμετέχει εγκαίρως στον σχεδιασμό, μπορεί να υπολογίσει εναλλακτικά σενάρια και να περιορίσει το φορολογικό και οικονομικό κόστος.
Η πρόληψη κοστίζει λιγότερο από τη διόρθωση
Η σωστή φορολογική οργάνωση δεν αφορά μόνο την αποφυγή προστίμων. Βοηθά την επιχείρηση να γνωρίζει το πραγματικό της κόστος, να προγραμματίζει τις πληρωμές της και να λαμβάνει ασφαλέστερες επιχειρηματικές αποφάσεις.
Στο λογιστικό γραφείο ΚΑΡΑΠΕΤΡΙΔΗΣ ΣΩΚΡΑΤΗΣ & ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ – ΦΟΡΟΣΥΜΒΟΥΛΟΙ υποστηρίζουμε μικρές επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες σε θέματα φορολογικής συμμόρφωσης, myDATA, μισθοδοσίας και οικονομικού σχεδιασμού.
Θέλετε να ελέγξουμε αν η επιχείρησή σας είναι σωστά οργανωμένη; Επικοινωνήστε μαζί μας για μια αρχική αξιολόγηση των φορολογικών και λογιστικών σας υποχρεώσεων — Αριστοτέλους 66 & Ωραιοκάστρου 2, Εύοσμος Θεσσαλονίκης, τηλ. 2310 758703.
Το παρόν άρθρο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα. Ο κατάλληλος φορολογικός χειρισμός εξαρτάται από τα ιδιαίτερα δεδομένα κάθε επιχείρησης.